Projekt Mitarbeitersuche

Kennen Sie das auch? Ein neuer Mitarbeiter wird dringend gebraucht. Die Suche wird schon mal angeleiert, es soll ja schnell gehen. Doch ein bisschen Vorüberlegung und Planung sollte schon sein. 

Projektmanagement ist dabei ein Werkzeug, das uns bei der strukturierten Vorgehensweise und dem ökonomischen Umgang mit den vorhandenen Ressourcen unterstützen soll. Auch bei der Stellenbesetzung geht es darum, die vorhandenen Kapazitäten zur Rekrutierung so effizient und zielgerichtet wie möglich einzusetzen. Schließlich werden auch diese Aktivitäten vom strengen Auge des Controllers überwacht.

Rahmendaten festlegen

Beim Projekt Mitarbeiterrekrutierung sind drei wesentliche Rahmendaten zunächst festzulegen: Der finanzielle Rahmen, der Ihnen für den Rekrutierungsprozess zur Verfügung steht, der Zeitraum, innerhalb dessen Sie Ihren neuen Mitarbeiter an Bord haben wollen und schließlich, wer welche Aufgaben im Rahmen des Rekrutierungsprojektes übernimmt.

Der finanzielle Rahmen

Geld: In der Regel haben Sie ein bestimmtes Budget, das Ihnen für die Personalrekrutierung zur Verfügung steht.

Tipp: Informieren Sie sich, welches Budget Ihnen für die Rekrutierungsaktivitäten zur Verfügung steht.

Zu berücksichtigen ist dabei natürlich, wie viele neue Mitarbeiter Sie innerhalb des Budgetzeitraums beschaffen sollen, entsprechend kleiner fällt der finanzielle Rahmen pro Besetzung aus.

Der zeitliche Rahmen

Zeit: Legen Sie fest, ab wann der neue Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung stehen muss. In der Regel soll ein neuer Mitarbeiter, wenn der Bedarf erst mal bekannt ist, schon morgen seine Arbeit aufnehmen. Dies ist aber meist unrealistisch. Setzen Sie Meilensteine, bis wann Teilschritte im Rekrutierungsprozess erfolgt sein sollen.

Beispiel:

Anforderungsprofil erstellen	KW24
Suchwege festlegen	KW 24
Anzeigen schalten/Personaldienstleister ansprechen	KW 25
Sichtung der Unterlagen/Kandidatenvorschläge	KW 27
Telefoninterviews	KW 28
Vorstellungsgespräche	KW 28-29
Auswahlentscheidung	KW30
Anhörung Betriebsrat	KW30
Vertragsangebote verschicken	KW 31

Tipp: Überlegen Sie sich verschiedene Szenarien, wie Sie die Zeit bis der neue Mitarbeiter voraussichtlich seine Tätigkeit aufnimmt, überbrücken können. 

Wer übernimmt was?

Aufgabenverteilung: Wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, ist es häufig so, dass der Personalbereich den Rekrutierungsprozess koordiniert. In kleineren oder mittelständischen Betrieben sind Führungskräfte in der Regel auf sich selbst gestellt. Aber selbst dort, wo es eine HR-Abteilung gibt, kann die Aufgabenverteilung sehr unterschiedlich sein.

Tipp: Stimmen Sie eindeutig ab, wer für welche Aktivitäten wann zuständig ist und wie die Entscheidungskompetenzen verteilt sind.

Wichtige Fragen

Folgende Fragen sollten in diesem Zusammenhang beantwortet werden:

• Wer trägt für das Rekrutierungsprojekt die Gesamtverantwortung?
• Wer trägt welche Kosten?
• Wer legt die Suchwege fest?
• Wer formuliert Anzeigentexte?
• Wer besucht Rekrutierungsveranstaltungen?
• Wer bestimmt die Auswahlinstrumente?
• Wer macht die Vorauswahl der Kandidaten?
• Wer führt die Einzelinterviews?
• Wer ist Ansprechpartner für die Bewerber?
• Wie erfolgt die endgültige Auswahlentscheidung?
• Wer ist für die Vorbereitung des Eintritts verantwortlich?
• Wer übernimmt die Planung des Einarbeitungsprogramms?

Doris Brenner
ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Erfahrung in der Industrie sowohl in Führungspositionen als auch im strategischen und operativen Personalwesen. Ihre Veröffentlichungen sind in einer Gesamtauflage über 600.000 Exemplaren erschienen. www.karriereabc.de/

Monster-Buchtipp:

Punktlandung Mitarbeitersuche:
Zielsicher ansprechen, auswählen und ansprechen.
Luchterhand, 39 Euro.