Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Die finanziellen und zeitlichen Aspekte von Geschäftsreisen sind rechtlich umfassend geregelt. Arbeitgeber können deshalb sich an klaren Richtlinien orientieren. Was Arbeitgeber bei Geschäftsreisen beachten sollten.

Arbeitsgesetz: Reisezeit ist ArbeitszeitDie Zeit der Geschäftsreise gehört zur Arbeitszeit. Denn Arbeitszeit ist die Zeit, in der sich der Arbeitnehmer unmittelbar zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat, schreibt die renommierte Zürcher Wirtschaftskanzlei Wenger Plattner in einem Merkblatt zum “Arbeitsrecht in der Praxis”. Dazu gehören auch für Geschäftsreisen aufgewendete Zeiten.

Angestellte unterliegen anderen Regeln als Führungskräfte

Allerdings werden Führungskräfte und “normale” Angestellte bei den Reisezeiten unterschiedlich behandelt. Für Führungskräfte gilt das weit verbreitete Prinzip, dass reisebedingte Überstunden nicht extra vergütet werden. Oftmals gibt es entsprechende Regelungen schon im Arbeitsvertrag. Bei “einfachen” Angestellten, die dem Arbeitsgesetz unterstellt sind, sieht es hingegen anders aus. Es sind die je nach Branche geltenden Arbeitszeitregelungen und Überzeitbestimmungen zu beachten.

Aschewolke schadet Arbeitgebern

Wenn zudem die Rückkehr von einer Reise aufgrund von höherer Gewalt verzögert wird, gilt auch die Zeit der Arbeitsverhinderung als Arbeitszeit. Die Wirtschaftsberatung Ernst & Young führt dazu in einem Newsletter vom Herbst 2010 das Beispiel eines Mitarbeiters an, der wegen eines offiziell verhängten Flugverbotes die Heimreise erst verzögert antreten konnte. In diesem Fall hätte der Arbeitnehmer nicht nur Anspruch auf den vollen Lohn, die Fehlzeiten dürften auch nicht mit “Überstunden, dem Gleitzeit- oder gar Feriensaldo” verrechnet werden.

Spesen muss der Arbeitnehmer nachweisen

Die Kosten einer Geschäftsreise trägt der Arbeitgeber. Im Hintergrund steht Art. 327a des Obligationsrechts (OR), laut dem der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendigen Auslagen zu ersetzen hat. Das gilt auch unterwegs. Bei Auswärtstätigkeit müssen die nötigen Unterhaltskosten übernommen werden. Allerdings muss der Arbeitnehmer Notwendigkeit und Höhe der einzelnen Auslagen nachweisen, also die entsprechenden Belege sammeln und vorweisen.

Laut Informationen des Treuhandbüros Hänni aus Schwadernau sind beispielsweise

Reisekosten zwischen dem Arbeitsort und dem Standort der Kunden

Kosten für Hotelübernachtungen während einer mehrtägigen Geschäftsreise

Kosten der Verpflegung während einer Geschäftsreise

Parkgebühren während des Besuchs eines Kunden

als erstattungsfähige Spesen zu qualifizieren.

Praktisch: Das Spesenreglement

Zur genaueren Regelung der jeweils zulässigen Aufwandshöhe nutzen viele Unternehmen ein Spesenreglement. Dies definiert die Klasse von Hotel, Zug oder Flugzeug, die genutzt werden darf. Auch die Entschädigung für die Nutzung des privaten Motorfahrzeugs des Angestellten wird in diesem Spesenreglement festgelegt. Spesenreglemente bedürfen der Genehmigung durch die zuständige kantonale Steuerverwaltung. Die vom Arbeitnehmer geltend gemachten Spesen muss der Arbeitgeber dann jeweils zusammen mit dem Lohn auszahlen, sofern keine kürzere Frist vereinbart ist.

Alternative: Die Spesenpauschale

Neben der fallweisen exakten Abrechnung von Reisespesen ist auch die Zahlung einer Spesenpauschale zulässig. Ihre Höhe muss auf Erfahrungswerten basieren. Es müssen aber alle nötigen Auslagen gedeckt werden, da andernfalls der Arbeitnehmer Nachforderungen anbringen kann. Pauschalspesen werden entweder pro Zeitraum (Monat, Jahr) oder pro Anlass ausgerichtet.

Eine Vereinbarung, dass Angestellte alle Geschäftsreisekosten selbst tragen, wäre allerdings juristisch nichtig, würde also als nicht existent angesehen.

Checkliste: Was regelt man im Arbeitvertrag?

Spesenentschädigung (Abrechnung, Unterkunftsauswahl, Kundeneinladungen, etc)

Arbeitszeit (Überstunden, Vergütung)

Reiserabatte und Vergünstigungen (Wer darf Bonusmeilen nutzen?)

Versicherungen (Assistance, Kostenübernahme durch AG)

Geheimhaltung von Informationen

Versicherungen auf Auslandsreisen

Bei Geschäftsreisen die länger dauern oder aus der Schweiz herausführen, sind zusätzliche Versicherungen ein Thema. Grundsätzlich wird der in der Schweiz für den Arbeitnehmer bestehende Versicherungsschutz nicht unterbrochen, wenn ein Schweizer Arbeitgeber seine Mitarbeitenden nur für beschränkte Zeit ins Ausland schickt.

Impfungen muss der Arbeitgeber zahlen

Bei bestimmten Destinationen kann aber eine zusätzliche Versicherung sinnvoll sein, etwa bei Reisen in die USA, Kanada oder Japan, wo die Leistungshöhe der obligatorischen Schweizer Krankenversicherung nicht immer ausreichend ist. Die marktüblichen Zusatzversicherungen decken diese Risiken ab und enthalten meistens noch Assistance-Zusätze, die sich auf den Reisenden und ein eingesetztes Fahrzeug (z.B. Pannenhilfe, Rückführung) beziehen. Ausserdem werden auch Annulierungskosten übernommen. Wenn ferner im Zuge von Geschäftsreisen spezielle Versicherungen nötig sind oder Impfungen des Mitarbeitenden erfolgen müssen, ist der Arbeitgeber zur Übernahme der Kosten verpflichtet.