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Présenter les résultats de votre travail

Présenter les résultats de votre travail

Présenter les résultats de votre travail

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Il n’est pas rare que l’on soit amené à présenter les résultats d’une mission, par exemple d’une étude. Voici un guide avec de nombreux conseils et deux check-listes.




Responsable de service, chef de projet, candidat au doctorat, stagiaire ou apprenti - quelle que soit votre situation professionnelle, il arrive fréquemment que vous soyez amené à présenter les résultats de votre travail devant un public. Dans la plupart des cas, ceci est lié à une décision, par exemple sur l’allocation de ressources, l’approbation de changements ou la proposition d’un contrat de travail. Il s’agit donc de bien réussir cette épreuve.

Bonne préparation

Bien préparé, vous aurez une meilleure base et vous vous sentirez plus à l’aise - un aspect fondamental pour réaliser votre intervention avec plus d’assurance.



Check-liste pour bien se préparer :

Pour bien vous préparer, répondez aux questions suivantes :

Quel est l’objectif de ma présentation ? 

Quel est l’objectif que je vise ? Qu’est-ce qui dépend de ma présentation ? Dois-je "lutter" pour quelque chose (p.ex. l’allocation d’un budget) ou bien la présentation n’a-t-elle qu’un caractère informatif ?

Quel est le groupe cible auquel je vais m’adresser ? 

Devant qui vais-je parler ? Dans quelle mesure les auditeurs sont-ils familiarisés avec le sujet que je vais présenter ? Puis-je utiliser la terminologie technique correspondante ? Le public comptera-t-il également des auditeurs ne connaissant pas le sujet / le domaine considéré ?

Quelle est la structure cœur optimale de ma présentation ? 

Quelle est la "dramaturgie" idéale en fonction de mon objectif / de ma cause ?
 
Exemples :
- le suspense jusqu’au bout : énoncé du problème, solutions possibles avec le pour et le contre, solution proposée, conclusion
- pas de surprise : énoncé du problème, solution proposée, conclusion

Visualisation et utilisation de moyens techniques

Avec quels moyens vais-je "traduire" certaines réflexions et informations en images : cellos Powerpoint, photos/illustrations, plans, tableaux, films vidéo, caricatures… ?

Quels sont les moyens techniques dont je vais disposer ?

 Quelles sont les techniques les plus appropriées dans mon cas précis : micro-ordinateur, rétroprojecteur, vidéo… ? (N’oubliez pas de vérifier AVANT la présentation si les appareils retenus sont en état de fonctionner !)

Interaction 

A quel moment les auditeurs pourront-ils poser leurs questions : à n’importe quel moment de la présentation ou seulement à la fin ?
Comment vais-je réagir au cas où les auditeurs n’observeraient pas mes "instructions" ?

Supports papier

Ai-je l’intention de remettre aux auditeurs un support papier à la fin de ma présentation : documentation, récapitulatif, fichier… ?

Conclusion

Quelles sont mes attentes par rapport à la phase finale : décision, approbation, soutien… ? Dois-je inciter les auditeurs à l’action et comment les motiver ?



Critères de réussite pour la structure

Sur le plan de la structure grossière d’une présentation, l’accueil des auditeurs et l’introduction au sujet représentent environ 15 % de la durée totale ; selon le cas, l’intervenant se présentera rapidement, fera une rapide esquisse du sujet, de l’objectif de la présentation et du déroulement. Pensez à préciser si les participants peuvent poser des questions pendant que vous parlerez ou bien s’ils doivent attendre la fin de votre exposé.

La partie principale, donc la pièce maîtresse de votre intervention, représente la part du lion (environ 75 %). C’est le moment de présenter vos recherches, résultats, réflexions sur les approches de solutions, vos arguments, etc. et ceci non seulement en toute clarté, de façon concrète et compréhensible. Il s’agit aussi d’enthousiasmer et de convaincre vos auditeurs. Evitez à tout prix de lire ce que vous avez écrit sur les slides que vous présentez (vous n’êtes pas instituteur d’une classe à l’école primaire !) - d’ailleurs, les cellos ne doivent proposer que quelques mots-clés.

Au moment de la conclusion (env. 10 %), répétez avec précision les éléments clés et invitez les auditeurs à l’action : décision, soutien, approbation…

Langage du corps et voix

Aspect tout aussi important que le contenu de l’exposé : la manière dont l’intervenant se présente. Si vous voulez intéresser, voire passionner vos auditeurs pour votre cause, il vous faut convaincre en adoptant un comportement authentique, en adéquation avec les messages formulés. Un sourire aimable, démontrant votre engagement, l’établissement d’un contact visuel direct, des mouvements de bras se limitant à la zone située au-dessus de la taille, des mouvements des mains contrôlés, soulignant ce que vous dites, une posture droite - voilà qui va susciter chez l’auditeur un sentiment positif.

Veillez à parler suffisamment fort (sans pour autant crier) pour que tout le monde puisse vous entendre. Si besoin est, servez-vous d’un microphone. Articulez bien, évitez de marmonner, adoptez un rythme d’élocution approprié (ni trop rapide ni trop lent). Ceci permettra aux auditeurs de vous accompagner dans votre raisonnement et de suivre le fil rouge de votre intervention. Soulignez les notions clés en vous servant de votre voix et d’un geste qui accentue ce que vous dites.

Le choix des mots

La manière de s’exprimer, les mots, la syntaxe sont également à choisir en fonction du groupe cible concerné. Efforcez-vous de formuler vos réflexions avec précision sans abuser de structures de phrases trop compliquées, de termes techniques ou abréviations superflues. Exprimez vos idées en vous orientant sur vos auditeurs et en vous servant d’arguments compréhensibles. Restez factuel et renoncez à toute expression d’appréciations subjectives ou d’émotions.

Efforcez-vous de vous exprimer avec clarté et évitez les tournures vides de sens telles que "et bien", "vous voyez / vous savez", "disons", "éventuellement", etc. ou – pire – d’ajouter systématiquement en fin de phrase une formule récurrente du type "d’accord ?" ou "n’est-ce pas ?" ou encore "vous me comprenez ?". Autre élément superflu : les tournures lourdes utilisant par exemple un subjonctif imparfait (exemple : "Il eut fallu que nous fissions ce que l'on attendait que nous fassions"). Et attention à ne pas persister dans la mode actuelle qui fait répondre "tout à fait" ou "absolument" alors qu’un simple "oui" est suffisant. Dans le cas idéal, exercez-vous avec un collègue ou un ami que vous prierez de formuler une critique constructive à la fin de votre exposé.



Nos conseils - Récapitulatif

Langage corporel

Se tenir debout, tourné vers le public, posture "ouverte"
Ne pas mettre les mains dans la poche !
Limiter les mouvements de bras à la zone située au-dessus de la taille, éviter le geste de "l’index moralisateur"
Sourire aimable, le regard balaie l’ensemble des auditeurs. De temps à autre, regarder une personne directement (pas toujours la même !)

Accueil

Accueil aimable, montrant une implication personnelle
Courte présentation de l’intervenant et, en cas de besoin, également des auditeurs

Introduction

Bref aperçu du sujet et du plan / déroulement de la présentation
Préparer le plan / déroulement sur un paperboard et souligner les courtes explications en montrant sur les différents points ; le fil rouge doit être "visible" pour tous.
Expliquer la stratégie d’interaction (à quel moment les auditeurs peuvent-ils poser leurs questions ?)

Visualisation

"Traduire" certaines réflexions et informations en images pour permettre une meilleure capacité d’assimilation par les auditeurs. La présentation est plus convaincante, crédible et donne l’impression d’être mieux préparée.
Notre conseil : "less is more" (tout est dans la [bonne] mesure) et "keep it simple" (faites simple)
Plaisant et facilement compréhensible
Sur les cellos (slides) : peu de texte, uniquement les points clés (et ne pas lire le texte !)
Veillez à la bonne orthographe, aux couleurs, à la mise en page, etc.

Moyens techniques

Maîtrise des moyens techniques utilisés
Se servir de deux à trois techniques au maximum pour une intervention - pas d’exagération des sens !
Ne pas lire le texte écrit sur les cellos de la présentation !

Manière de parler / élocution

Hauteur de voix agréable
Bonne articulation
Pauses discursives (effet des "silences sonores")
Rythme discursif (ne pas parler trop vite ni trop lentement)

Langue / les mots

S’exprimer avec clarté, rester factuel
Eviter les structures de phrases trop compliquées, les termes techniques ou abréviations superflues
Arguments compréhensibles
Eviter les formules vides de sens

(Giselle Chaumien-Wetterauer, GCW Communications / photo: itestro)



Giselle Chaumien-Wetterauer
a travaillé pendant près de 30 ans comme responsable de département dans l´industrie. Aujourd'hui, elle conseille les entreprises en matière de communication, elle travaille comme auteur, rédactrice et traductrice dans des secteurs privilégiés et elle accompagne les jeunes sur la voie dans l'autonomie professionnelle et la création d'entreprise.

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