Präsentieren und Arbeitsergebnisse vortragen
Nicht nur im Berufsalltag ergeben sich immer wieder Situationen, in denen Sie Arbeitsergebnisse präsentieren müssen. Hier ein Leitfaden mit hilfreichen Tipps und Checklisten.
Ob Ressortverantwortlicher oder Projektleiter, Doktorand, Werkstudent oder Auszubildender - Situationen, in denen Arbeitsergebnisse einem Gremium vorzustellen sind, ergeben sich heute häufig. In den meisten Fällen ist damit auch eine Entscheidung verknüpft: zum Beispiel über die Zuteilung von Ressourcen, die Befürwortung von Veränderungen oder die Übernahme in ein Beschäftigtenverhältnis. Es gilt also, seine Sache gut zu machen.
Gründliche Vorbereitung
Wer gut vorbereitet ist, hat bessere Karten und fühlt sich bei der Vorstellung seiner Arbeitsergebnisse sicherer - ein ganz wichtiger Aspekt, um souverän auftreten zu können.
Checkliste für die Vorbereitung:
Im Rahmen der vorbereitenden Arbeiten sind folgende Fragen zu klären:
Wie lautet das Ziel meiner Präsentation?
Was will ich erreichen? Was hängt davon ab? Muss ich für etwas „kämpfen“ (z.B. Budgetzuteilung) oder dient die Präsentation rein informativen Zwecken?
An welche Zielgruppe richte ich mich?
Vor wem werde ich sprechen? Wie vertraut sind die Zuhörer mit dem Thema? Kann ich Fachjargon anwenden? Werden auch fachfremde Zuhörer dabei sein?
Welcher Kernaufbau ist für die Präsentation zweckmässig?
Welche „Dramaturgie“ eignet sich für mein Ziel?
Zum Beispiel:
- spannend bis zum Schluss: Problemdarstellung, Lösungsmöglichkeiten mit Pro und Contra, Lösungsvorschlag, Schluss
- keine Überraschung: Problemdarstellung, Lösungsvorschlag, Begründung, Schluss
Visualisierung und Medieneinsatz
Mit welchen Mitteln will ich bestimmte Gedanken und Informationen bildlich darstellen: Powerpoint-Folien, Fotos/Bilder, Pläne, Tabellen, Videofilm, Karikaturen…?
Welche Medien stehen mir zur Verfügung und eignen sich für meinen Fall: PC, Overhead-Projektor, Video…? (Prüfen der Funktionstüchtigkeit im Vorfeld nicht vergessen!)
Interaktion
Wann will ich Fragen zulassen: während der gesamten Präsentation oder nur am Ende?
Wie reagiere ich, wenn sich die Zuhörer nicht an meine „Vorgaben“ halten?
Handout
Will ich den Zuhörern am Ende etwas in die Hand geben: Dokumentation, Übersichtsblatt, Datei…?
Schluss
Was erwarte ich mir von der Schlussphase: eine Entscheidung, Zustimmung, Unterstützung…? Will / muss ich die Zuhörer zum Handeln auffordern und wie kann ich sie dazu motivieren?
Erfolgskriterien für den Aufbau
Die Grobstruktur eines Vortrags besteht zu etwa 15 Prozent aus der Begrüssung der Zuhörer und der Einleitung, die evtl. eine Kurzvorstellung des Referenten, des Themas, des Ziels der Zusammenkunft und des Ablaufplans beinhalten sollte. Dabei ist auch zu erwähnen, ob die Teilnehmer jederzeit Fragen oder diese gesammelt am Ende der Präsentation in einer Diskussionsrunde stellen dürfen.
Der Hauptteil, also das eigentliche Herzstück des Vortrags, sollte vom Umfang her den Löwenanteil ausmachen (ca. 75 Prozent). Hier geht es darum, Ihre Recherchen, Ergebnisse, Überlegungen zu Lösungsansätzen, Argumente usw. nicht nur deutlich, anschaulich und nachvollziehbar darzulegen, sondern auch die Zuhörer mit in Ihren Bann zu ziehen und zu überzeugen. Lesen Sie in keinem Fall den Text aus Ihren Folien vor - diese sollten lediglich Stichpunkte aufweisen.
Im Schlussteil (ca. 10 Prozent) wiederholen Sie bewusst pointiert die Kernpunkte und fordern zum Handeln auf: eine Entscheidung, Unterstützung, Zustimmung…
Körpersprache und Stimme
Ebenso wichtig wie die Inhalte des Vortrags ist das gesamte Auftreten des Redners. Wer seine Zuhörer für sich und seine Sache gewinnen will, muss durch authentisches und mit den vermittelten Botschaften stimmiges Verhalten überzeugen. Ein freundliches, verbindliches Lächeln, ein direkter Blickkontakt, Armbewegungen, die sich oberhalb der Taille abspielen, kontrollierte Handbewegungen, die das Gesagte unterstreichen, eine aufrechte Haltung - so entsteht beim Zuhörer ein positives Gefühl.
Achten Sie auf eine angenehme "normale" Lautstärke, so dass alle Sie hören können. Falls nötig, verwenden Sie ein Mikrofon. Sprechen Sie deutlich, ohne zu nuscheln, in angemessenem Tempo. So ermöglichen Sie den Zuhörern das Mitdenken und dem roten Faden Ihres Vortrags zu folgen. Legen Sie Sprechpausen ein und achten Sie stets auf den Blickkontakt zum Publikum. Betonen Sie wichtige Kerngedanken oder -begriffe durch Ihre Stimme und eine unterstreichende Geste.
Die richtigen Worte
Auch die verwendete Ausdrucksweise ist auf die jeweilige Zielgruppe auszurichten. Bemühen Sie sich um eine präzise Sprache und verzichten Sie auf komplizierte Satzstrukturen, unnötige Fachbegriffe und überflüssige Abkürzungen. Formulieren Sie zielgerichtet, mit nachvollziehbaren Argumenten. Bleiben Sie konsequent sachlich und verzichten Sie auf subjektive Äusserungen.
Vermeiden Sie Worthülsen wie "na ja", "sag ich mal" usw. oder - noch schlimmer – am Satzende immer wiederkehrende Floskeln wie "OK?" oder "nicht wahr?", "verstehen Sie?". Auch unnötig geschwollene Konjunktivformulierungen wie "ich würde meinen wollen, dass…" oder den übermässigen Gebrauch von Wörtern wie "möglicherweise" sollten Sie unterlassen.
Im Idealfall "proben" Sie den Vortrag mit einem Kollegen oder einem Bekannten, den Sie um konstruktive Kritik bitten.
Unsere Tipps im Überblick
Körpersprache
Stehend, dem Publikum zugewandte, aufgeschlossene Körperhaltung
Hände aus den Taschen nehmen
Keine Armbewegungen unterhalb der Taille, verzichten Sie auf den gehobenen Zeigefinger
Freundliches Lächeln, Blick schweift über alle Zuhörer, hin und wieder Blickkontakt zu einer Person (nicht immer dieselbe!)
Begrüssung
Freundliche Begrüssung
Kurzvorstellung des Vortragenden und bei Bedarf auch der Zuhörer
Einleitung
Abriss des Themas und des Ablaufplans
Ablaufplan auf Flipchart vorbereiten und auf Punkte hindeuten, roter Faden muss erkennbar sein
Interaktionsstrategie erläutern (wann sind Fragen „erlaubt“?)
Visualisierung
"Übersetzung" bestimmter Gedanken und Informationen in bildliche Darstellungen zur besseren Aufnahme durch den Zuhörer. Die Präsentation wirkt überzeugender, glaubwürdiger und besser vorbereitet.
Unser Tipp: "weniger ist mehr" und "keep it simple"
Ansprechend und leicht verständlich
Geringe Textmenge - nur Stichpunkte - auf einer Folie (Text nicht vorlesen!)
Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung, Layout, Farbsprache usw.
Medieneinsatz
Der Vortragende beherrscht die eingesetzten Medien.
Maximal zwei bis drei verschiedenen Medien je Vortrag - keine Überreizung!
Text der gezeigten Folien nicht vorlesen
Sprechtechnik
Angenehme Lautstärke
Deutliche Aussprache (Artikulation)
Sprechpausen
Angemessenes Sprechtempo
Sprache
Präzise, sachliche Ausdrucksweise
Verzicht auf komplizierte Satzstrukturen, unnötige Fachbegriffe und Abkürzungen
Nachvollziehbare Argumente
Verzicht auf Worthülsen
(Giselle Chaumien-Wetterauer, GCW Communications)
Giselle Chaumien-Wetterauer
war fast drei Jahrzehnte als Ressortleiterin in der Industrie tätig, u.a. im Sprachendienst und in der Kommunikation, bevor sie sich selbstständig machte.
Heute berät sie Unternehmen in Sachen Kommunikation, arbeitet als freie Autorin und Fachübersetzerin und begleitet junge Menschen in die Selbstständigkeit.